Welke afspraken bestaan er binnen uw organisatie over het maken van declaraties? Iedere organisatie heeft voor het declareren van kosten, overwerk, reis en verblijf net weer andere afspraken. De fiscus heeft daarnaast ook nog eens de regelgeving aangescherpt. En de accountant wil dat de financiële bedrijfsvoering verantwoord en inzichtelijk blijft. Deze module van EMIS Plaza weet de verschillende declaratieregels gebruiksvriendelijk te presenteren en af te handelen. De wet- en regelgeving is geheel in het systeem ingebed. Een foutieve declaratie is praktisch onmogelijk. Declareren boven de norm is direct zichtbaar. De afhandeling gebeurt, indien gewenst, volledig digitaal.

De functies

Reisdeclaraties

Routeplanner
EMIS Plaza berekent de afstanden en vergoedingen op basis van adres of postcode. Het is eveneens mogelijk een variant zonder routeplanner te gebruiken.

Hergebruik van beschikbare informatie
EMIS Plaza kent de medewerker, evenals standplaats, woonplaats en nadere afspraken over woon/werkverkeer en vergoedingen. Op de achtergrond maakt EMIS Plaza  hier gebruik van. Zo zijn er handige lijstjes met veel gebruikte adressen.

Plannen maken of reizen kopiëren
Reizen aanmaken kan voor- of achteraf gebeuren. EMIS Plaza berekent de afstand automatisch. Reizen zijn te kopiëren en met de via-reis zijn tussenstops eenvoudig in te voeren. 

Verblijfskosten
Naast de reis kunt u ook de kosten voor het verblijf declareren. In dit proces herkent EMIS Plaza de organisatiespecifieke regels over maximale vergoedingen en voorwaarden. U bepaalt dus zelf welke vergoedingen en bedragen in aanmerking komen. Er zijn meerdere rekenregels tegelijk mogelijk, afhankelijk van functie of omstandigheden van de aanvrager.

Woon/werkverkeer
EMIS Plaza verwerkt de declaraties van woon/werkverkeer, eenmalige wijzigingen in standplaats of woonplaats, en de dagelijkse verantwoording van wisselende standplaatsen.

Declaraties samenstellen
Wilt u één declaratieformulier voor overige kosten en een ander formulier voor  overwerk, consignatiediensten of studiekosten  introduceren? U stelt ze simpel samen, inclusief omschrijving, toelichting en rekenregels. Voor deze formulieren levert EMIS Plaza verschillende standaard componenten.

Bijlagen
Per declaratie is het toevoegen van bijlagen met gescande bonnen mogelijk.

Controle
Ter goedkeuring ontvangt degene die bij u de controle doet een overzicht van de declaraties. Afwijkingen worden expliciet onder de aandacht gebracht. Declaraties die aan de regels voldoen, zijn eenvoudig af te handelen. Afhankelijk van uw wensen is goedkeuring ook steekproefsgewijs of pas na uitbetaling mogelijk.

Uitbetaling
Goedgekeurde declaraties stelt EMIS Plaza beschikbaar voor uitbetaling. De verwerking vindt automatisch plaats via een koppeling met het betalingssysteem.