Personele besluiten foutloos afhandelen, kan dat in minder tijd en tegen minder kosten? Het afhandelen van mutaties over medewerkers is meestal een moeizaam proces. Kloppen de dossiers nog? Wanneer vond de laatste salarisverhoging plaats? Dit soort vragen komen allemaal bij de afdeling P&O binnen. EMIS Plaza verwerkt deze gegevens in de overzichtelijke module Personele mutaties. Het dossier van de medewerker is daarin direct te vinden. Uw besluit wordt met een druk op de knop digitaal van manager naar de afdeling P&O verstuurd. Via P&O wordt de mutatie automatisch in het systeem en in een brief naar de medewerker verwerkt. U heeft er geen omkijken naar. En het dossier is heel snel up-to-date. Realiseert u zich dat u met EMIS Plaza tot zestig procent van de kosten bespaart?

De functies

Aanstelling
Het aanstellingsformulier richt u zelf in, waarna u  het proces en de verantwoordelijke rollen  vastlegt. U bepaalt dus de stappen van het proces en wie voor welke stap mandaat krijgt. Eveneens geeft u aan welke gegevens u wilt bewaren en welke naar de backoffice gaan.  

Dossier en Besluit
Zodra een aanstelling is afgerond, wordt er vanuit MS Word automatisch een brief en/of besluit uitgedraaid. Deze wordt weer opgeslagen in het dossier van de nieuwe medewerker, samen met de gegevens uit het aanstellingsproces. Het aanstellingsbesluit en de bijbehorende gegevens komen in het afdelingsdossier terecht, totdat de medewerker definitief is aangemaakt in EMIS Plaza.

Acties en taken 
Een aanstellingsbesluit is meestal het begin van een hele serie acties. Er moet van alles geregeld worden, van brieven naar het UWV en andere instellingen, een inwerkprogramma en een kopie van het paspoort tot de aanvraag voor werkkleding, leaseauto, werkplek met computer, wachtwoord en pasje. Om deze acties van tevoren vast te leggen –zodat u er nooit meer over hoeft na te denken-  kunt u gebruikmaken van een andere module van EMIS Plaza, de Mijlpaalmanager. Deze module moet los worden aangeschaft, maar werkt natuurlijk naadloos samen met de andere EMIS Plaza modulen.

Uitstroom
Deze module biedt ook een uitstroomfunctie om het traject van uitstroom de volgende processtappen automatisch digitaal beschikbaar te stellen:
• ontslagaanvraag, bevestigingsbrief  en besluit
• exit interview
• afwikkeling (na ontslag) van openstaande workflow
• beschikbaar houden van dossier

Doorstroom
De grootste hoeveelheid mutaties en besluiten betreffen uw huidige medewerkers. EMIS Plaza ondersteunt al deze mutaties. De hiervoor benodigde formulieren stelt u met behulp van een EMIS Plaza consultant samen.  Elke mutatie is direct zichtbaar in het dossier. Ook is het mogelijk, net als bij aanstelling, het proces en de verantwoordelijken zelf te bepalen.
U kunt eenvoudig  brieven en besluiten van de mutaties maken. Alle processen, besluiten en brieven zijn flexibel in te richten.

De volgende mutaties worden standaard geleverd:
-Beloningsmutaties
-Contractmutaties
• einde tijdelijk contract
• omvang dienstverband
• aard dienstverband
• functieverandering
• overplaatsing
• plaats tewerkstelling
• rooster en werktijden
 
Besluitvorming
Managers starten de gewenste mutaties eenvoudig op; ook het werkproces is zelf te definiëren en aan te passen. Soms wordt een mutatie definitief na goedkeuring door de mandaathouders en P&O adviseurs. Dit besluitvormingstraject handelt EMIS Plaza geheel digitaal af. Op elk moment kunt u opvragen in welk stadium de besluitvorming zich bevindt.

Administratieve verwerking
Op uw verzoek wordt ook de mutatie die via EMIS Plaza is voorbereid direct digitaal verwerkt in het onderliggende salaris- en personeelsinformatiesysteem.

Brieven en correspondentie
De functie voorziet eveneens in het samenstellen van brieven op basis van tevoren vastgelegde gegevens.  Van formele brieven met een juridisch tintje tot een eenmalige mailing aan een deel of het totale personeelsbestand. Ook dan koppelt EMIS Plaza de gegevens aan MS Word sjablonen die u geheel vrij kunt vormgeven. Alle correspondentie wordt natuurlijk direct digitaal in het medewerkerdossier opgeslagen.

Templates
Zonder enig probleem creëert u zelfstandig extra formulieren, waarna u ook het proces van goedkeuring vaststelt. Natuurlijk staat het u volledig vrij naast de standaardgegevens van medewerker en leidinggevende extra invoervelden aan te maken. De ingevulde gegevens zijn simpel in elk gewenst formaat naar andere systemen te exporteren.