Gaat de ziekmelding op tijd langs de juiste poortwachter? Binnen elke organisatie is het van belang dat de ziek- en betermelding goed gemanaged wordt en dat iedereen, van manager tot arbodienst en medewerkers, snel en gericht geïnformeerd is. Een accurate administratie helpt boetes voorkomen. En alleen als alle gegevens compleet en actueel zijn, kan het management passende maatregelen nemen. Deze module van EMIS Plaza draagt bij aan een soepel verloop van het proces van ziek en beter melden. Bovendien verzorgt de module signalen op de poortwachter momenten en worden de afdelingen tijdig geïnformeerd over absentie.

De functies

Ziek en beter melden
U bepaalt eerst wie gemachtigd is tot het doen van ziek- en betermeldingen en welke gegevens moeten worden vastgelegd. Na elke ziekmelding
wordt de registratie automatisch verwerkt, krijgt iedere belanghebbende een signaal en wordt het dossier bijgewerkt. Hetzelfde geldt voor beter melden.

Ziekte dossier
In het ziektedossier treft u alle informatie per ziektegeval gerangschikt aan. Ziek en beter meldingen, maar ook mutaties en correspondentie met instanties worden netjes gepresenteerd in
 het dossier. U kunt een signaal instellen  en taken, notities en bijlagen toevoegen aan het dossier. Zo is voor ieder ziektegeval duidelijk te zien welke mutaties en informatie zijn vastgelegd. De ziektegevallen die in het kader van poortwachter met elkaar verbonden zijn, worden in één overzicht samengebracht. Inclusief de formulieren, meldingen, notities, taken en afspraken met de arbodienst. Ook frequentie en duur van verzuim zijn eenvoudig waar te nemen.

Verzuimmanagement
EMIS Plaza helpt het verzuim aanzienlijk te beperken door via de juiste instrumenten de juiste informatie aan de juiste personen door te spelen. Het verzuimbeleid dat u binnen uw organisatie voert is eenvoudig te vertalen.

Koppelen van acties en taken  
Voor specifieke zaken kunt u extra taken of signalen laten aanmaken. Wilt u dat de leidinggevende een signaal krijgt bij frequent verzuim? Wilt u een trigger om een extra afspraak met P&O te maken bij langdurig verzuim? Een bloemetje sturen  na een geboorte? Een signaal als het verzuimpercentage op een afdeling boven de grenswaarde komt? U kunt dit zelf inregelen.

Poortwachter signalen
EMIS Plaza seint de manager en de afdeling P & O in op alle relevante poortwachter momenten. Ook deze momenten zijn van tevoren vast te stellen, evenals wie de informatie moet ontvangen. EMIS Plaza zet vervolgens de formulieren in de takenlijst klaar en verstuurt een signaal via e-mail, of in de cockpit. De UWV formulieren zijn standaard digitaal aanwezig en kunnen stapsgewijs ingevuld worden.

Informeren
Na een ziekmelding moet de getroffen afdeling zo snel mogelijk vervanging kunnen regelen en taken overnemen. In gezamenlijk overleg met de managers legt u vast welke groepen het systeem automatisch op de hoogte moet brengen.

Overzicht inzet medewerkers
Per medewerker zijn overzichten op te vragen met daarin de perioden van verzuim, verlof of andere redenen van absentie. De EMIS Plazakalender maakt de bezetting van de afdeling of inzet van de medewerker zichtbaar.

Managementinformatie
De module Managementinformatie verzorgt verschillende overzichten die specifiek op verzuim gericht zijn. Selectiemogelijkheden op naam van de medewerkers, of statistieken (per organisatieonderdeel) met gegevens over frequentie, verzuimperioden en duur van verzuim.