Een zorg minder voor 's Heeren Loo

Zorgaanbieder ’s Heeren Loo administreert op het scherpst van de snede en voert wijzigingen ten gevolge van sterk veranderende wet- en regelgevingen door, naast een overgang van een vraag- naar een aanbodgestuurd zorgsysteem. En dit alles naast de dagelijkse administratie. Jaarlijks worden in het dienstencentrum in Apeldoorn, waar de administratie voor de regio’s Midden, Zuid en Kwadrant is gecentraliseerd, meer dan 55.000 facturen  geadministreerd. Die worden verwerkt en geaccordeerd door circa 250 budgethouders verspreid over zo’n 70 plaatsen.
Een arbeidsintensief en lastig te beheren proces dat enorm verbeterd werd toen na de centralisatie van de administratie nóg een efficiencyslag volgde: de integratie van het documentmanagement met de financiële oplossing van UNIT4 Consist.
‘s Heeren Loo is in Nederland de grootste aanbieder van zorg en ondersteuning aan kinderen, jongeren en volwassenen met lichte en ernstige beperkingen. Bij ’s Heeren Loo werken 11.500 medewerkers en 3.800 vrijwilligers verdeeld over vijf regio’s en 70 plaatsen in het hele land. Het aanbod is breed: van hulp bij zelfstandig wonen tot 24-uursopvang en van begeleiding bij werk tot aan intensieve behandeling.

Hoeveelheid financiële administratie

“s Heeren Loo werkt vanuit een duidelijke visie en helpt mensen met een verstandelijke beperking een zo gewoon mogelijk leven te leiden”, vertelt Meint Prummel, hoofd financiële administratie bij ’s Heeren Loo. “Typerend voor een zorgaanbieder is de enorme hoeveelheid facturen per jaar, ingewikkelde uurroosterregelingen en budgetberekeningen. Naast een kluwen aan gedetailleerde cliëntenadministratie, zak-, kleding- en schoolgeld, uitstapjes, een bioscoopbezoek… Elke leefgroep is een soort bank met inkomsten en uitgaven op groeps en op individueel niveau. Wij hebben dus behoefte aan een veelzijdig financieel systeem, waar alles in kan worden geïntegreerd. Sinds 1994 werken we met een financiële oplossing van UNIT4 Consist. Hiervoor waren de mogelijkheden erg beperkt. Aan het oude systeem kon je bijvoorbeeld geen andere rapportagesystemen koppelen en je moest echt een kenner zijn om er informatie uit te halen. Dat is nu helemaal anders. De oplossing van UNIT4 Consist is erg gebruiksvriendelijk en het systeem is zó uitgebreid dat we er de hele cliënten-administratie in kwijt kunnen. Tot slot zijn we, en dat meen ik, heel tevreden over de service en betrouwbaarheid van UNIT4 Consist als partner. Als er vragen zijn, staat UNIT4 Consist meteen paraat en signalen worden makkelijk opgepikt. Voor de verdere digitalisering gingen we dus ook naar UNIT4 Consist.”

Meer efficiency.

Sinds de centralisatie van de verschillende administraties worden alle facturen in Apeldoorn geboekt en betaald. Tot voor kort was er nog een kink in de kabel qua accorderingsproces. Facturen gingen per post naar de budgethouders van de verschillende leefgroepen en naar de regioverantwoordelijken, die ze na goedkeuring terugstuurden. Het traceren van facturen kostte veel tijd en te vaak gingen er facturen verloren.

Flitsende documentenstroom

Met behulp dat de UNIT4 Consist workflowoplossing wordt een factuur nu na ontvangst meteen gescand, opgeslagen en via een code gekoppeld aan een automatische accorderingsroute. De 250 verschillende budgethouders ontvangen automatisch een e-mail dat er documenten te accorderen zijn. Alles gebeurt digitaal. Was een factuur vroeger soms twee weken in omloop, nu wordt dit in een dag afgehandeld. De administratie ziet waar een factuur nog ‘open’ staat en per processtap kan er met normtijden worden gewerkt met een automatische signalering bij overschrijding. Verder hebben administratie, budgethouders én gebruikers een digitaal archief ter beschikking dat ze te allen tijde kunnen raadplegen. Papieren exemplaren worden niet meer gearchiveerd, dit scheelt behoorlijk veel vierkante meters opslagruimte.

Duim omhoog aan front-end

Mensen die werken in de zorg, hebben meestal niet zoveel met administratie. Zij willen een systeem dat makkelijk te bedienen is, zodat zij zich kunnen focussen op waar ze goed in zijn. Regiomanagers en adviseurs willen in een klik facturen raadplegen om de reden van een budgetoverschrijding te achterhalen of begrotingen op te maken, en de financiële afdeling wil de werkdruk kunnen terugschroeven. De eenvoud en integratiemogelijkheden van de oplossingen van UNIT4 Consist hebben niet alleen ons projectteam, maar ook de gebruikers over de streep getrokken.

Volgende stap

Binnenkort werkt de hele organisatie met één financieel systeem waaraan omliggende softwarepakketten kunnen worden gekoppeld. Denk aan budgetberekeningen, het salarispakket, de urenroosters enzovoort. Via een business intelligence-systeem zal bedrijfsinformatie in zijn geheel inzichtelijker worden gemaakt. Ook wordt er een feature toegevoegd  aan de documentmanagementoplossing voor het digitaal herkennen van een factuur. Zo kan elk document automatisch gelinkt worden aan één of meer digitale dossiers. Dat betekent minder handmatig opzoeken en invoeren en dus minder werk en minder kans op fouten. Wat eveneens een stuk van de weg effent naar een efficiëntere bedrijfsvoering. Broodnodig, zeker binnen de zorg.