Met een reeks van wensen en eisen begint BAS Groep in 2004 aan de zoektocht naar een alternatief voor het bestaande HRsysteem. De truckspecialist met vestigingen in Veghel, Veldhoven, Son, Tilburg, Oss en Nijmegen, werkt er al jaren mee, maar de leverancier daarvan stopt met het onderhoud. Anke van Heertum, hoofd van de afdeling personeelszaken, weet precies wat ze wil. Haar afdeling moet zo efficiënt mogelijk kunnen werken en dus zo min mogelijk tijd kwijt zijn met administratie, contracten en salarissen. Het zonder fouten afhandelen van deze basale informatie is daarom een zware eis. Minstens zo belangrijk vindt ze of het systeem de afdeling helpt andere diensten te leveren. Het gaat er haar om de BASmedewerkers gemotiveerd te houden, bij te scholen en het ziekteverzuim te beperken. Ze wil bovendien dat haar medewerkers nadenken over die informatie in het HR-systeem, waarmee ze het bedrijf helpen verbeteren.

E-HRM

Een goed HR-pakket moet makkelijk te koppelen zijn aan het financiële systeem. Van Heertum verwacht dat de fabrikant geregeld wetswijzigingen in het systeem doorvoert: “Ik vind het vanzelfsprekend dat elke wetswijziging direct in een nieuwe release verwerkt wordt.” Ook moeten nieuwe personeelsdiensten kunnen worden ontwikkeld en moet het pakket flexibele rapportagemogelijkheden bieden. BAS Groep wil bijvoorbeeld in 2009 alle medewerkers hun salarisstroken digitaal aanbieden. Van Heertum wil dat medewerkers zelf adreswijzigingen kunnen doorvoeren en gegevens kunnen opvragen over de lease-auto, pensioenen en verzekeringen. “Deze zelfstandige handelingen zullen ons veel schelen aan drukwerk- en verzendkosten. Maar ook de medewerker zal waarderen dat hij op elk moment zijn gegevens kan opvragen en aanpassen.” De HR-software moet tenslotte het gesleep voorkomen van dossiers tussen hoofdkantoor naar nevenvestigingen en beletten dat HRmedewerkers en leidinggevenden allerlei lijstjes bijhouden in andere kantoorapplicaties. De lange lijst maakt de keuze moeilijk. Eigenlijk voldoet geen enkele leverancier aan álle wensen, vindt Van Heertum. De truckspecialist kiest uiteindelijk voor UNIT4 Consist EMIS, de human resource & payroll applicatie van UNIT4 Consist. Die kan tegemoet komen aan de meeste van haar eisen, levert de modernste oplossing en biedt veel flexibiliteit. Het Digitaal Dossier bijvoorbeeld stelt de HR-medewerkers van de BAS Groep in staat om informatie over personen los van tijd en plaats te raadplegen. Geen onnodige luxe met 6 vestigingen.De BAS Groep is ook een van de eerste gebruikers van e-HRM met EMIS, EMIS Plaza. Van Heertum is hierover zeer te spreken. De software levert de modernste oplossing en biedt veel flexibiliteit: “Het bedrijf is wat dienstverlening betreft blijkbaar net zo vooruitstrevend als wij.”

Tijdwinst en transparantie

Verlonen is voor de UNIT4 Consist software uiteraard geen enkel probleem. EMIS levert de BAS Groep daarnaast een drietal voordelen op, tijdwinst, betrouwbare, actuele gegevens en transparantie. De inzet van de twee pakketten scheelt het bedrijf aardig wat tijd. Consciëntieus voeren nu alle HR-medewerkers en leidinggevenden gegevens in EMIS in. De rapportages van de afdeling bevatten nu altijd de meest recente gegevens, zoals over bijvoorbeeld opgenomen vakantiedagen en ziektemeldingen.

Attentie

Ook levert de UNIT4 Consist software op ieder gewenst moment betrouwbare en heldere rapportages. “Dat helpt ons bedrijf te sturen op de cijfers”, verklaart het hoofd HR. De leidinggevende beschikt met EMIS over alle gegevens die aandacht nodig hebben. Het systeem waarschuwt automatisch over contractuele afspraken, trainingen, geplande loopbaangesprekken en belangrijke persoonlijke data zoals verjaardagen en huwelijksdagen. De software helpt zo ook de band met medewerkers goed te houden. In de beginjaren van BAS Groep, zo’n zeventig man groot, kende iedereen elkaar. “Inmiddels werken er meer dan vijfhonderd medewerkers, maar de directeur wil echter nog steeds graag van iedereen de naam kennen.”

Fijnmazig inzicht

Als derde prijst Van Heertum de transparantie die EMIS levert. “Bij dit bedrijf willen we graag dat zoveel mogelijk gegevens voor iedereen inzichtelijk zijn. Mijn baas mag mijn dossier bekijken, maar ook alle dossiers die ik mag inzien.” EMIS geeft leidinggevenden inzicht in een specifiek deel van de gegevens. Wie welke gegevens mag inzien en wie deze mag aanpassen is via een fijnmazig autorisatieschema geregeld, al mag dat wat Van Heertum betreft nog wel iets flexibeler. “Ik zou willen dat een leidinggevende van de ene vestiging een aantal van de gegevens van de andere vestiging kan inzien. Als de ene vestiging door ziekte mankracht te kort komt, dan zou een blik in het systeem moeten uitwijzen of een andere vestiging tijd overheeft.” UNIT4 Consist werkt daar aan, weet ze, en de wens is binnenkort vervuld.

Tijd vooruit

Van Heertum omschrijft de HRM-software van UNIT4 Consist als open en compleet. “Dit is het enige HR-pakket waar geen maatwerk voor nodig is. UNIT4 Consist wil hiermee duidelijk vooruit.” De applicaties zijn snel te doorgronden, ook voor pas afgestudeerde HBO’ers. “Die zijn er in korte tijd mee bekend.”