CSU is wat in modern taalgebruik een Professional Service Organisation heet. Een dienstverlenend bedrijf met een grote schoonmaakdivisie en een kleinere beveiligingstak. Het zijn bedrijfsprocessen, die aan elkaar verwant zijn: het werk wordt gedaan in en rond een veelheid van locaties, 24 uur per dag en zeven dagen per week en dat met veel werknemers, die vaak een parttime dienstverband hebben. De inhoud is al evenzeer verwant: het gaat met name om zorg voor gebouwen. CSU heeft zijn wortels in Uden. In 1968 startte glazenwasser Cor van der Heijden daar met zijn Cleaning Service. Een Engelstalige bedrijfsnaam, omdat de naburige NAVO luchtmachtbasis Volkel een klant was. CSU groeide zowel autonoom als door overnames uit tot een onderneming in de Nederlandse top drie van PSO’s. Vooral sinds de eeuwwisseling is die groei hard gegaan. De afgelopen zeven jaar is de omzet ongeveer verdubbeld. CSU heeft nu 10.000 medewerkers met 60 verschillende nationaliteiten, die 5000 locaties in Nederland verzorgen in opdracht van 2500 klanten.

Over op UNIT4 Consist

In de beginjaren was er helemaal nog geen automatisering bij CSU, vertelt van Hulten. “We spreken niet voor niets over een loonstrook. Dat was vroeger letterlijk een strook, die met de hand werd geschreven en dan afgeknipt.” Vanaf eind jaren ‘70 gebruikte CSU een aantal opvolgende financiële pakketten, dat goed aansloot op de IBM-servers, die de onderneming in gebruik had. Dat liep goed, totdat de stelselherziening van de inkomstenbelasting, het zogenaamde Plan- Oort, zijn beslag kreeg. De leverancier van het standaardpakket slaagde er niet in zijn software daar op tijd voor gereed te krijgen. CSU stapte daarom eind jaren ‘80 over op EMIS van UNIT4 Consist, dat wèl over de noodzakelijke functionaliteit beschikte. Enkele jaren later stapte CSU ook over op het financiële pakket FIS2000, omdat deze software geschikter was voor de nieuwe IBM-servers.

Uit de brand

Hielp UNIT4 Consist rond Oort CSU uit de brand, later kon CSU weer iets terug doen en wel op het vlak van de urenregistratie. CSU liet door externe programmeurs een applicatie ontwikkelen, die goed aansloot bij de eigen, specifieke processen van de onderneming. UNIT4 Consist nam die applicatie uiteindelijk over en nu betrekt CSU dezelfde functionaliteit onder de naam TMS (Time Management System) weer van UNIT4 Consist.Van Hulten: “Voor ons is een goede tijdregistratie essentieel omdat 75 tot 80 procent van al onze kosten loonkosten zijn. Als je die kosten wilt beheersen moet je goede nacalculaties kunnen maken. Bijvoorbeeld op de individuele man of vrouw, op het project, op de locatie en op de kostensoort, dat wil zeggen op het soort handelingen dat is verricht. Je moet daar echt bovenop zitten en het verloop per week volgen, want vijf procent plus of min kan nou juist het verschil uitmaken of je verlies of winst maakt op een project. Daarom investeerden we op dit punt in eerste instantie in maatwerk.”

90-10

CSU gebruikt naast EMIS en TMS ook FIS2000, de financiële applicatie van UNIT4 Consist. Samen met de projectadministratie, die maatwerk is, vormen ze een eenheid. UNIT4 Consist bevat veel voorzieningen om eigen applicaties te koppelen met de standaard software, vertelt van Hulten. Hij schat de verhouding standaardsoftware ten opzichte van maatwerksoftware bij CSU op dit moment op 65 versus 35 procent. Uiteindelijk wil hij toe naar 90 versus 10 procent. “We zijn daarover in gesprek met UNIT4 Consist. We inventariseren samen met hen wat we nu aan applicaties gebruiken en wat we de komende jaren verder nodig hebben. En vervolgens zetten we dat af tegen wat UNIT4 Consist in huis heeft. Het is goed om zo’n exercitie af en toe samen te doen.“ “Net zo belangrijk als het identificeren van wat geautomatiseerd kan worden, is het vaststellen van processen, die je beter maar beter zo kunt laten,” benadrukt van Hulten. “Wij automatiseren wat nodig is. Niet meer en niet minder. We hebben bijvoorbeeld wel eens geprobeerd de eerste vastlegging van gegevens, zoals die door onze rayonleiders wordt gedaan, te stroomlijnen met een soort prikkloksysteem. Dat liep op niks uit, omdat onze mensen die vastlegging op allerlei verschillende manieren blijken te doen. Daar moet je bij aansluiten. De basis is het contract met de klant. Dat zetten de rayonleiders aan de hand van normtijden om in een planning en die gaan zij uitvoeren. Veel daarbij gebeurt met de hand en in het hoofd. Zo lang dat goed gaat, blijven we daar met al onze IT gewoon van af.”