Carina Van Op den bosch, financieel manager bij GGz Breburg Groep: “De fusie was er op gericht om de zorgactiviteiten van beide instellingen op een hoog kwaliteitsniveau te kunnen blijven uitoefenen en waar mogelijk te verdiepen en te verbeteren. Maar ook de ondersteunende processen moesten worden geïntegreerd om die op een kwalitatief hoger niveau en tegen lagere kosten te kunnen organiseren. In dat kader werden de ondersteunende diensten van GGZ Regio Breda en GGZ Midden-Brabant in 2007 binnen de Groep geïntegreerd in vier ondersteunende sectoren, met elk hun eigen administratieeisen: Bestuursstaf, Human Resources, Facilitair Centrum en FCMI (Financiën Control Managementinformatie & ICT). Maarten en ik maken deel uit van de laatste tak.”

Systeem onder de loep

“Uiteraard moesten we ook bekijken hoe we de fusie het beste administratief konden ondersteunen. Want beide voormalige werkmaatschappijen hadden elk een eigen financieel administratiesysteem,” vervolgt Maarten Robben, Manager ICT. “Carina en ik vormden het ideale team om ons daarover te buigen: Carina voor het inhoudelijke en ik voor het technische aspect. Bovendien waren we beiden een ander pakket gewend en konden we samen dus onpartijdig naar een nieuwe oplossing kijken. Aanvankelijk wilden we ook andere aanbieders onder de loep nemen, maar gezien de tijdsdruk – we wilden voor het volgende financiële boekjaar (2008) rond zijn – en het feit dat beide bestaande pakketten op dat moment voldeden, besloten we dat niet te doen.” “Toen ging het vrij snel”, haakt Carina Van Op den bosch in. “We brachten in kaart welke functionaliteit we nu en in de toekomst nodig dachten te hebben en hebben een soort scoringstabel gemaakt. Vervolgens hebben we beide leveranciers, waarvan UNIT4 Consist er dus een was, uitgenodigd om een presentatie te geven. Daarna hebben we de ‘optelsom’ gemaakt van die punten die voor ons primeerden, rekening houdend met de ICT-kant van het verhaal.”

Veel vertrouwen

Maarten Robben: “Voor mij draaide het met name om de doorontwikkeling van de applicatie. Het stukje moderne techniek. Denk aan het inlezen van bankafschriften, het elektronisch accorderen van facturen of de koppelingen met andere systemen. We kwamen er al vrij snel achter dat het andere pakket wat stilstond in zijn ontwikkeling. FIS2000 van UNIT4 Consist was eenvoudigweg beter doorontwikkeld. Bovendien hadden we van meet af aan veel vertrouwen in UNIT4 Consist, door de manier waarop ze naar ons luisteren en tijdens presentaties inspelen op wat wij als specialist in de zorg nodig hebben. In een fusie zijn er al zoveel hobbels op de weg dat vertrouwen in een partner echt voorop staat.” “Verder was ook duidelijk dat de ambitie van UNIT4 Consist veel hoger lag. Even eerder had UNIT4 Consist bijvoorbeeld een Quickscan gemaakt in Breda, over hoe de functionaliteit van FIS2000 werden benut en hoe ze beter aangewend konden worden. In het rapport stonden ook verbetervoorstellen. Als leverancier toon je dan net dat ietsje meer: je geeft aan mee te willen denken en mee naar oplossingen te willen zoeken”, aldus Carina Van Op den bosch. “Ik moet toegeven dat onze account manager van UNIT4 Consist – en nog sterker onze vaste consultant – daar veel mee te maken had. De consultant is enorm betrokken, denkt mee en houdt zich aan afspraken. Bovendien kan hij meepraten over techniek én inhoud. We waren er van overtuigd dat we het met hém zouden redden om in zo’n korte tijd over te schakelen op één systeem. Nog al te vaak zie je dat je met een leverancier óf met ‘de techniek’ praat, óf met ‘de inhoud’. Bij UNIT4 Consist vonden we dat terug in één partij.”

Verschillende mogelijkheden

“We hebben alles in een maand of vijf rond gekregen. Precies zoals we wilden,” lacht Maarten Robben. “En dat is maar goed ook, want anders had ICT nog een jaar twee oplossingen in de lucht moeten houden, inclusief de koppelingen naar andere systemen. Op technisch vlak verliep de transitie in elk geval vlekkeloos. Voor mensen is het natuurlijk even wennen. Daarom hebben we voor die medewerkers die nog nooit met UNIT4 Consist hadden gewerkt een opleidingstweedaagse georganiseerd. Uiteindelijk heeft alles te maken met gewoonte en bovendien is er veel meer met het nieuwe systeem mogelijk. In januari dit jaar zijn we bijvoorbeeld gestart met online approval, voor het elektronisch accorderen van facturen en het bijhouden van een elektronisch archief. Daar boek je zoveel tijdswinst mee en bovendien zijn de foutenmarges veel kleiner.” “Of we veel meer voordeel en toegevoegde waarde halen uit werken met FIS2000?” vraagt Carina Van Op den bosch. “Dat is moeilijk te zeggen. Er is geen ‘voor’ en ‘na’-situatie. Een deel van de organisatie werkte al met UNIT4 Consist, het andere deel – waaronder ikzelf – niet. Maar het pakket biedt wel veel functionaliteit die interessant is voor de zorg. Zoals het werken met verschillende dimensies, waardoor kosten op diepere niveaus verbijzonderd kunnen worden en je flexibeler met kosten kunt omgaan. Broodnodig, want binnen de zorg werk je met zoveel verschillende rekeningen en kassen, en krijg je met zoveel partijen te maken: patiënten, overheid, zorgverzekeraars, justitie, de verschillende locaties (zo’n 50 in totaal). Elke partij wil op een andere manier verantwoording zien. Een financieel systeem moet erg flexibel zijn om al die financieringsstromen te kunnen volgen.” Maarten Robben: de zorgsector ontwikkelt zich nog steeds en de complexe veranderingen die daar mee gepaard gaan vragen steeds meer van financiële pakketten. In de toekomst willen we dus zeker kijken naar ‘die stap verder’ en dat hopen we samen met UNIT4 Consist te kunnen doen.”