Meer werk met minder mensen

Onbewust heeft bijna iedereen de producten van Initial Hokatex wel eens gebruikt. In de badkamer van een hotel, het toilet op de zaak of bij uitgaansgelegenheden. Overal zijn de producten voor onder meer sanitaire hygiëne te vinden. In een concurrerende markt heeft dit bedrijf service en kostenbesparing hoog in het vaandel. De oplossingen van UNIT4 Consist leveren hieraan een essentiële bijdrage.

“Als leverancier van facilitaire diensten, leveren wij verschillende producten voor sanitaire hygiëne, maar ook bedrijfskleding, schoonloopmatten, linnengoed en disposables,” zegt Ard van ’t Veld (51), finance manager bij Initial Hokatex. Het bedrijf, dat in 1955 begon als kleine wasserette, is uitgegroeid tot een multinational die werk biedt aan meer dan 70.000 mensen in 40 landen.

Gebruiksvriendelijk

“Om als leverancier een aantrekkelijke partner te blijven, is het noodzakelijk zo efficiënt mogelijk te werken,” zegt Van ’t Veld. “Voor onze financiële afdeling betekent dit dat we standaardprocessen zoveel mogelijk willen automatiseren. Veel bedrijven zijn onnodig veel tijd kwijt met inboeken en accorderen van facturen. Of met het bewaken van budgetten. Tot 1999 gebruikten wij daarvoor al een softwarepakket, maar dit raakte verouderd en was bovendien niet millenium-proof.” Dus moest Van ’t Veld op zoek naar een moderne oplossing. Maar waar begin je dan met zoeken? Van ’t Veld: “Van tevoren hebben we een aantal eisen op papier gezet, waaraan een pakket voor ons moet voldoen. Zo hebben we onze werkprocessen bekeken. Deze moesten met een softwarepakket gestroomlijnd kunnen worden, zonder die processen ingrijpend te veranderen.”

Behalve het automatiseren van werkprocessen, was gebruiksvriendelijkheid voor Van ’t Veld een absolute vereiste. Daarnaast heeft hij het liefst zo min mogelijk maatwerk. “Het probleem met maatwerk is dat het meer onderhoud vergt. Er zitten vaker bugs in, zeker bij het updaten van de software.” Toen Van ’t Veld zijn eisen duidelijk in beeld had, vielen er heel wat oplossingen af. De uiteindelijke keuze voor UNIT4 Consist Financials baseerde hij hoofdzakelijk op positieve geluiden van andere gebruikers. “We hebben een aantal bedrijven gesproken die al werkten met de oplossingen van UNIT4 Consist. Zij vertelden dat de software zeer gebruiksvriendelijk is en dat gaf voor ons de doorslag.”

In vier jaar terugverdiend

Uiteraard vergt de aanschaf van een nieuw softwarepakket een investering in tijd. Van ’t Veld: “Met name het invoeren van alle data was even een klus. We konden dit niet automatisch inlezen, omdat de gegevens uit het oude pakket vervuild waren. We moesten dus starten met een schone lei.” Toch heeft Van ’t Veld geen seconde spijt gehad van deze investering: “Nadat de gegevens waren ingevoerd, merkten we meteen dat we een stuk sneller konden werken. Werk waar we vroeger achttien man voor nodig hadden, doen we nu met minder dan zeven. En dat terwijl ons bedrijf sinds die tijd twee keer zo groot is geworden. De investering in UNIT4 Consist Financials heeft zich binnen vier jaar terugverdiend.”

Als voorbeeld noemt Van ‘t Veld de motorrijtuigenbelasting. “Als je een wagenpark van 350 auto’s hebt, moest je vroeger 350 rekeningen voor motorrijtuigenbelasting verwerken. Daar was je dan twee dagen mee bezig. Omdat we de gegevens digitaal krijgen aangeleverd en eenvoudig kunnen inlezen in UNIT4 Consist Financials, kunnen we de facturen nu in een uurtje verwerken.”

Intuïtief

De implementatie van UNIT4 Consist Financials verliep volgens Van ’t Veld zonder problemen. Ook zijn collega’s die minder vertrouwd zijn met computers, hebben weinig moeite met de software. “Na de implementatie volgde een training van een UNIT4 Consist-consultant. Daarnaast hebben we een aantal procedures opgesteld voor bepaalde handelingen, maar eigenlijk werkt het programma heel intuïtief. Je kunt ermee lezen en schrijven.”

Tijdig bijsturen

Naast het financiële pakket, gebruikt Initial Hokatex ook een HRM-pakket van UNIT4 Consist. Het urenregistratiesysteem TMS verwerkt er allerlei personeelsinformatie, zoals ziekteverzuim en verlofdagen. ”Hiermee is het mogelijk om op afdelingsniveau uren in te voeren. Bovendien sluit het systeem naadloos aan op ons eigen klantenadministratiesysteem.”

De koppeling tussen beide systemen is een maatwerk-oplossing van UNIT4 Consist. Hiermee heeft Initial Hokatex inzicht in de productiecijfers. “Door de gegevens van het urenregistratiesysteem te koppelen aan ons klanten administratiesysteem, kunnen we precies zien hoeveel iedere afdeling produceert en hoeveel tijd daarvoor nodig is. Bovendien kunnen we stijging en daling in de productiviteit signaleren. Dat geeft ons de juiste informatie om tijdig bij te sturen.”

Automatische salarisadministratie

Ook de gegevens van het urenregistratiesysteem worden automatisch doorgestuurd naar UNIT4 Consist-software voor het uitkeren van salarissen. “In onze CAO is opgenomen dat werknemers bij meer dan drie dagen ziekte, in de betreffende maand 95% van hun salaris krijgen uitgekeerd,” vertelt Van ’t Veld. “Met de HRM-software van UNIT4 Consist worden deze gegevens automatisch verwerkt. De korting op het uit te keren loon wordt ingehouden zonder extra handelingen te hoeven verrichten. Bovendien wordt het actuele saldo van verlofdagen automatisch vermeld op de loonstrookjes van onze medewerkers.”

Digitaal archief

Voor Van ’t Veld kan er niet genoeg geautomatiseerd worden. Zo is hij nu bezig met een oplossing voor het automatisch inlezen van facturen. “Nu zetten we facturen nog handmatig in het systeem. Dat kost veel tijd en met UNIT4 Consist kunnen we dit proces automatiseren. Dat scheelt niet alleen tijd, maar het is ook veel praktischer. We hebben dan geen papieren archief meer nodig. Daardoor zijn facturen eenvoudiger te vinden, te controleren en door te sturen.”

Gebruikersvereniging

Van ’t Veld is niet alleen gebruiker van UNIT4 Consist, hij neemt ook actief deel aan de ontwikkeling van de software. Als lid van de UNIT4 Consist gebruikersgroep, test hij software-updates om kleine fouten op te sporen. Daarnaast doet de gebruikersgroep suggesties voor nieuwe functies en verbetering van de producten.

Inmiddels is de UNIT4 Consist-oplossing zo sterk met het bedrijf verweven, dat de belangrijkste eis bij de aanschaf van nieuwe software is dat deze compatibel moet zijn met UNIT4 Consist-software.