In totaal 117 winkels, 15.000 medewerkers en een verwachte jaaromzet van 1,5 miljard euro. Dat zijn de kerncijfers van supermarktgigant Jumbo. In 2007 maakte het familiebedrijf een groei door van dertig procent, voor dit jaar komt de groei waarschijnlijk in de buurt van de twintig procent. Bovendien werden diverse prijzen toegekend, zowel door de sector als door de consument. Zo werd Jumbo uitgeroepen tot beste winkelketen in de categorie supermarkten. Iets om trots op te zijn, beaamt CFO Ton van Veen. Toch pleit hij voor voorzichtigheid. 'Onze groei is fantastisch, maar moet wel beheersbaar blijven. Ons doel is de lange termijn. Dat betekent dat je tijd moet maken om bijvoorbeeld een goed financieel systeem op te zetten. Je moet immers je huis op orde hebben voor de volgende stap.'

Shortlist

Dat 'huis' bestaat onder meer uit UNIT4 Consist Financials, een financieel-administratieve applicatie met diverse modules. De voorloper ervan werd al langere tijd gebruikt als boekhoudpakket. Een aantal jaren geleden vereisten de snelle groei en de ambities voor de toekomst van Jumbo echter een evaluatie van het pakket. Op basis daarvan werd een shortlist opgesteld van twee partijen. Uiteindelijk kiest Jumbo opnieuw voor UNIT4 Consist met het complete pakket, inclusief de modules UNIT4 Consist Easy Reporting en FIS2000. De sterke groei die Jumbo doormaakt stelt hoge eisen aan het financiële systeem, aldus Van Veen. De hernieuwde keuze voor UNIT4 Consist was het gevolg van een combinatie van factoren. 'De pull vanuit de eigen onderneming ontstond door de schaalgrootte en de groeiambitie. De push kwam vanuit de nieuw ontwikkelde modules van het financiële systeem.' Jumbo heeft een andere leverancier voor logistieke software. 'Dat is niet in alle opzichten ideaal, maar we hebben gekozen op software. De interfacing is een punt van aandacht, maar dat verloopt erg goed. En dat is onze eigen verantwoordelijkheid.' De markt waarin Jumbo opereert, vraagt om alertheid en een accurate aanpak. Van Veen: 'De retailmarkt is kortcyclisch, je moet dus kort op de bal spelen. Als een concurrent morgen nieuwe prijsverlagingen doorvoert, haken wij daar direct op in. In zo'n traject moeten snel beslissingen worden genomen. Dan zijn korte lijnen qua informatievoorziening van cruciaal belang. UNIT4 Consist Easy Reporting met zijn dashboardinformatie voorziet daar in. 'In het verleden werden onze reports wel eens "telefoonboeken" genoemd. Daar zijn we nu definitief vanaf. UNIT4 Consist Easy Reporting voorziet in bondige overzichten. Bovendien kunnen mensen hun eigen analyses en rapportages maken.'

Wennen

Vanzelfsprekend moet een deel van de Jumbo-medewerkers nog wat wennen aan de nieuwe methode. Dat lost Jumbo op door het proces rustig te doorlopen. 'Sommige medewerkers krijgen voorlopig nog een geprint rapport. In sommige situaties is de stap om midden in de winkel de laptop open te klappen nog niet ideaal. Het idee van de paperless office is natuurlijk fantastisch, maar het moet wel werkbaar blijven. We bevinden ons dus nog in het gewenningsproces, maar we zetten door.' In UNIT4 Consist Financials hebben de gebruikers alleen toegang tot de informatie die voor hen van belang is. Daarnaast krijgt Van Veen elke vier weken een overzicht van het aantal medewerkers dat heeft ingelogd en hoe vaak zij dat hebben gedaan. 'Deze reports zijn voor mij in deze beginfase cruciaal om de vinger aan de pols te houden. Als ik een indicatie krijg dat iemand niet of nauwelijks van het systeem gebruikmaakt, kan ik hem of haar erop aanspreken. Hoe meer ervaring medewerkers met het systeem hebben, hoe enthousiaster ze overigens worden. En trouwens: 15.000 medewerkers en 1,5 miljard euro omzet - daar passen geen losse insteekmapjes meer bij.'

Facturen

De voordelen van de nieuwe financiële applicatie ziet Van Veen op drie vlakken: procesbeheersing, efficiencywinst en informatievoorziening. 'UNIT4 Consist Online Approval heeft de beheersing van onze processen sterk verbeterd. Facturen raken niet meer zoek en het is duidelijk waar en waarom een factuur blijft liggen. Dat zorgt voor een prettige en efficiëntere manier van werken. We denken hierdoor op termijn twee tot drie fte te kunnen besparen. Daarnaast moet het hogere niveau van de informatievoorziening leiden tot betere besluitvorming. UNIT4 Consist Easy Reporting zorgt voor tijdige informatie die toegankelijk en beter toegespitst is op onze behoeften.' Dat geldt ook voor de toekomst, want de verwachting is dat de retailmarkt gaat veranderen. Fusies en overnames zullen daarin een bepalende rol spelen. Jumbo maakt zich klaar om in die slag mee te gaan. Het doel is te groeien met nieuwe en bestaande winkels. 'Jumbo groeit bovengemiddeld. We zijn in de winning mood, zonder overmoedig te worden. Reden temeer om alles op orde te hebben om de groei aan te kunnen. Een degelijke infrastructuur kan niet alleen de situatie van vandaag aan, maar is ook robuust voor de toekomst.' De doorontwikkeling van Jumbo zal vanuit UNIT4 Consist verder ondersteund moeten worden. De diverse modules dienen mee te groeien met het bedrijf, zonder nodeloze aanpassingen. 'Voor ons is continuïteit van groot belang. UNIT4 Consist straalt met zijn pakketten en organisatie betrouwbaarheid en degelijkheid uit. En dat is een groot voordeel.'