Het begon allemaal met een toenemende ontevredenheid over de externe salarisadministratie. ‘In de beginjaren van ons bedrijf hadden we besloten dat proces buiten de deur te laten plaatsvinden,’ zegt Henri Prinssen, adjunct-directeur Personeel & Organisatie van automotiveconcern Koops Furness in het hoofdkantoor in Zwolle. ‘Aanvankelijk waren we daar ook wel tevreden over, maar naarmate de jaren vorderden nam die tevredenheid af. Dat was onder meer vanwege een gebrek aan service. De verwerking van onze gegevens gebeurde ’s nachts, en onze leverancier was behoorlijk volgepland. Dat betekende dat je soms een paar nachten moest wachten voordat eventuele fouten konden worden rechtgezet. Dat konden we natuurlijk niet hebben, wij willen immers een stipte maandelijkse betaling van de salarissen van onze medewerkers kunnen garanderen. Toen we ook nog eens merkten dat een en ander volstrekt geen gevolgen had voor de rekeningen die we kregen toe-gestuurd, zijn we ons gaan oriënteren op andere mogelijkheden.’ Na de nodige research koos Koops Furness ervoor de salarisadministratie in eigen beheer te gaan doen. Een inventarisatie onder de eigen medewerkers en buiten de organisatie leidde tot een keuze voor EMIS van UNIT4 Consist. ‘Dat is een systeem met veel gebruiksmogelijk-heden, die we nog niet eens ten volle benutten, denk ik,’ aldus Henri Prinssen. ‘We kunnen er alles uithalen wat we willen, zoals relevante informatie voor de P&O’ers en rapportages. Je moet er soms wel wat moeite voor doen, maar het lukt. Het voordeel van verwerking in eigen beheer is dat we extra informatie aan de salarisstrook kunnen toevoegen die we van belang achten voor onze medewerkers en onze organisatie, zoals informatie over wetwijzigingen, CAO-zaken en premies. Ook vind ik het een prettig idee, maar dat is meer persoonlijk, dat de salarisgegevens niet langer meer in handen komen van een andere partij. Het is per slot van rekening privacygevoelige informatie. En wat je niet weet, kun je ook niet verder vertellen.’

Urenadministratie

Gaandeweg werd het systeem geperfectioneerd. Zo werd in samenwerking met UNIT4 Consist de afgelopen jaren de koppeling van EMIS met Word mogelijk gemaakt. Daarna was het tijd om de urenadministratie aan te pakken. Ook dat moest worden gekoppeld met EMIS. Alle gegevens werden handmatig ingevoerd, en dat was natuurlijk nodeloos bewerkelijk. Met de projectleider van Koop Furness is de mogelijkheid besproken om een en ander efficiënter in te richten. Uren en bedragen kunnen via standaard-interfacebestanden vanuit andere systemen worden ingelezen. Dat was een mogelijkheid die binnen EMIS al wel bestond, maar die bij Koops Furness nog niet werd gebruikt. In de hierop volgende periode werd ook een andere kwestie steeds duidelijker die veel nodeloze werkuren met zich meebracht. In het administratieve proces van de afdeling P&O bleken veel identieke handelingen te worden verricht. Zo werden de gegevens van nieuwe medewerkers drie keer ingevoerd: bij de afdeling P&O, bij het secretariaat en bij de salarisadministratie. Opnieuw werd UNIT4 Consist om een oplossing gevraagd. UNIT4 Consist had een vergelijkbare ervaring met een andere klant, een grote retailer. Daar werken veel vakantie-krachten, en hier was een mogelijkheid ontwikkeld om de namen en andere gegevens van deze mensen snel te kunnen laten inlezen. Daarmee kon in korte tijd een heel grote mutatiestroom worden verwerkt. Koops Furness was direct enthousiast om een vergelijkbaar systeem op te zetten voor de vaste medewerkers. Dat heeft UNIT4 Consist vervolgens samen met ze gebouwd. Uiteindelijk kostte dit niet meer dan een dag of tien. Nu worden de gegevens van de  sollicitant nog maar één keer ingevoerd in EMIS. Daarna kan er van alles mee worden gedaan. Zo kunnen de gegevens worden verwerkt in een zogeheten arbeidvoorwaardelijk voorstel, waarin zaken als salaris, leaseauto en eventuele reiskostenvergoeding van de nieuwe werknemer worden verwerkt. Met één druk op de knop worden die gegevens geëxporteerd naar Word, waar een aanbiedingsbrief en een arbeidscontract worden opgemaakt. En uiteraard worden de gegevens nadien gebruikt voor de salarisadministratie.

Nieuwe mensen

Voorheen werden die gegevens drie keer ingevoerd. ’Omdat Koops Furness jaarlijks zoveel nieuwe mensen in dienst neemt, vaak met een tijdelijk contract, levert deze werkwijze een aanzienlijke tijdsbesparing op bij de administratie. Dat zou op jaarbasis zomaar een halve fte kunnen zijn. En dat niet alleen: het maakt opnieuw duidelijk dat de mogelijkheden van EMIS, ook op het gebied van human resources management, heel groot zijn.’ Henri Prinssen is te spreken over de aanpassingen van het systeem. ‘De service van UNIT4 Consist is de afgelopen jaren alleen maar toegenomen,’ stelt hij vast. Ook onderschrijft hij de stelling van UNIT4 Consist over het grote aantal mogelijkheden van EMIS. Dat heeft echter ook een keerzijde. ‘Ik heb gemerkt dat het soms even kan duren voordat medewerkers alle mogelijkheden van het systeem kunnen gebruiken,’ zegt hij. ‘Dat is in de eerste plaats een kwestie van scholing van de gebruikers, en het hangt samen met de vele mogelijkheden die het systeem biedt. Zoals gezegd: die passen we waarschijnlijk nog lang niet allemaal toe. En samen met UNIT4 Consist denk ik dat er op dat gebied ook nog wel wat winst valt te behalen. Verder ben ik een tevreden klant.’