Betalen en betaald krijgen

LaSer Nederland is een innovatieve serviceorganisatie die meerwaardeprogramma’s voor cards, loyaliteit en financiële diensten op maat aanbiedt. De organisatie, onderdeel van de Franse LaSer Group, is sinds 1996 toonaangevend in retail en partner van vooraanstaande consumentenbedrijven in meerdere branches. Zij combineert dus het beste van twee werelden: retail en finance. LaSer Nederland biedt financiële diensten op maat aan consumenten tot EUR. 50.000,-. Hetzij direct, hetzij via retailers. “Eén van onze financiële diensten voorziet er in dat men pas na een jaar de aankoop hoeft te betalen, hoewel men het product direct na aanschaf al mee naar huis kan nemen. De uitkomst voor hen die met een kapotte wasmachine zitten terwijl het saldo op de betaalrekening ontoereikend is voor de aankoop van een nieuwe,” licht Monique Brands-van den Berk, manager Finance bij LaSer Nederland, toe. “Voor de consument is dit product een uitkomst, maar ook voor de retailers. Het is een goed voorbeeld van klantenbinding”.

Cashflow

Sinds de start in 1996 is LaSer Nederland vaste klant bij UNIT4 Consist met het systeem FMS. In de loop der jaren is het systeem zodanig uitgebreid en aangepast dat het tailormade op de eisen van de dynamische financiële markt aansluit. Zo kenmerkt de markt die LaSer Nederland bedient zich door een zeer intensieve cashflow. “De status van betalingen en rentestanden moet dagelijks up-to-date zijn voor intern en extern gebruik. Zo kan er strak gestuurd worden op basis van de actuele stand van financiële zaken. Dit is een flinke belasting voor het financieel administratieve systeem,” aldus Brands-van den Berk. De markt vereist dat LaSer Nederland continu beschikt over up to date informatie als het gaat om rentestanden en betalingsverkeer. Door verbeterde bedrijfsprocessen is de externe informatievoorziening sneller up to date en nog betrouwbaarder geworden.“ Geld is emotie. Als mensen een lening bij ons hebben uitstaan willen ze precies weten wat daar het saldo van is als ze ons bellen. Onze klanten en ook onze eigen mensen geeft het rust en vertrouwen dat we ze het actuele saldo van onze klanten kunnen geven,” licht Brands-van den Berk toe. Naast de cashflow aspecten heeft de afdeling Finance te maken met wat er bij iedere boekhouding speelt: eenvoudigweg op tijd zijn qua betalingsverkeer. “Dat is van essentieel belang als het gaat om klantenbinding en -service. Wij helpen niet alleen onze retail-klanten hun klanten te binden, wij zijn daar zelf ook zeer scherp op.”

Rapporteren

Met de groei van de organisatie nam ook de vraag naar heldere rapportages binnen LaSer Nederland toe. Aan die vraag werd in eerste instantie beantwoord door handmatig de rapporten samen te stellen. De afdeling Finance maakte een uitdraai vanuit FMS van de beschikbare gegevens en zette er handmatig de gewenste kolommen bij. Een tijdrovende en arbeidsintensieve klus. Door het financiële systeem uit te breiden met Easy Reporting kunnen nu alle gewenste rapportages eenvoudig worden uitgedraaid. Hiermee wordt de informatiebehoefte van met name de budgethouders van de diverse afdelingen vervuld. Ook de mogelijkheid ‘elektronische gegevensuitwisseling’ scheelt veel manuren. Door gegevens automatisch in te lezen vanuit Excel in FMS en andersom via e-Transaction, zijn er nu uren beschikbaar om de geplande targets beter te kunnen behalen. Uren die voorheen gingen zitten in weinig inspirerend invoerwerk, worden nu ingezet om controles op de invoerwerkzaamheden te plegen en analyses daarop uit te voeren. De implementatie van de rapportagetool Easy Reporting had wat meer voeten in de aarde “Vooral de applicatiekant vereist de nodige deskundigheid. Dit laten we daarom nu invullen en beheren door een consultant van UNIT4 Consist die zes keer per jaar bij ons langskomt en ervoor zorgt dat de uiteindelijke rapportages voldoen aan onze wensen,” licht Brands-van den Berk toe. “Het is prettig dat de consultant vanuit UNIT4 Consist al tijden dezelfde is. Hij kent onze organisatie door en door en denkt goed met ons mee.”

Van papieren naar digitale factuur

Sinds november 2007 maakt de module online approval als digitaal accorderingssysteem voor inkomende facturen de fysieke factuurstroom in de organisatie overbodig. “Dit scheelt ons enorm veel tijd. Facturen raken niet meer kwijt en je kunt duidelijk zien dat facturen worden geaccordeerd door wie en waarom. Waar het voorheen nogal eens lastig was te onderscheiden van wie een handtekening op een factuur was en of die persoon wel gerechtigd was te accorderen, is dat nu kraakhelder. Doublures zijn uitgesloten en je kunt goed volgen waar een factuur zich bevindt in het accorderingstraject,” vertelt Brands-van den Berk.

Verbreding

Door de uitbreidingen verandert FMS van een financieel-administratieve oplossing steeds meer in een organisatiebrede toepassing. Brands-van den Berk blikt vooruit: “Voor de toekomst overwegen we een projectmodule en eventueel een HR-oplossing te koppelen aan FMS. Als het zover komt, hebben we een mooie totaaloplossing in handen die ons meer inzicht geeft in onze bedrijfsprocessen en bovendien tijd bespaart.” De reden waarom LaSer Nederland in 1996 voor UNIT4 Consist heeft gekozen, is na ruim tien jaar niet veranderd. “UNIT4 Consist was en is nog steeds de beste partij voor ons. Ze denken met ons mee en de samenwerking is heel plezierig. In de loop der jaren is een sterke vertrouwensband ontstaan tussen onze bedrijven. UNIT4 Consist is simpelweg de juiste maat voor ons,” sluit een tevreden Brands-van den Berk af.