In een voormalig ziekenhuispand midden in het centrum van Purmerend is PRIMO nh gevestigd. Een leuke toevalligheid gezien de aard van de adviesorganisatie. PRIMO nh is een adviesorganisatie voor overheden en maatschappelijke organisaties in de sociale sector. Hun expertise zit op thema’s als huiselijk geweld, de leefbaarheid van het platteland, radicalisering van jongeren, actieve burgers en zelfstandigheid van ouderen. Een markt die wordt gekenmerkt door de nodige turbulentie sinds de invoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Bovendien gaan adviesorganisaties als PRIMO nh over van volledige subsidies naar een commerciële benadering. De noodzaak om ondersteund te worden door een transparant en daadkrachtig automatiseringssysteem blijkt van levensbelang.
“Zonder de ICT-oplossing van UNIT4 Consist zouden we de sturing op de organisatie zijn kwijtgeraakt, met alle gevolgen van dien,” beaamt Kees Stroobach, coördinator Finance & Administration bij PRIMO nh. Voorheen luisterde het namelijk minder nauw of een project in 100 of 150 uur werd geklaard. Nu kunnen we veel beter sturen op de uren in de begroting en de in werkelijkheid gemaakte uren. Dit merkt de organisatie nu direct in de portemonnee. Dat vraagt om een flinke omschakeling bij het Primo-personeel. Het afgelopen jaar werd daarom flink geïnvesteerd in verkooptrainingen.

Uren sturen

“Vroeger werkten we met het boekhoudprogramma van Exact en deden we de urenregistratie met Acces. Dat dat aan vervanging toe was mag geen verrassing zijn,” lacht Stroobach. “Essentieel in ons keuzeproces voor een nieuwe ICT- oplossing, was de mogelijkheid om te kunnen sturen op uren en het produceren van heldere overzichten. Maar ook het hanteren van gedifferentieerde prijzen en het koppelen van de uren aan de boekhouding waren bepalende factoren.” De strakke sturing die de oplossing van UNIT4 Consist mogelijk maakt, resulteert bij PRIMO nh direct in bedrijfsresultaat. “Voorheen bestond de omzet uit ‘subsidie + gefactureerde opdrachten’. Nu onze organisatie commerciëler is geworden, bestaat onze omzet uit ‘gemaakte uren x uurprijs + projectkosten’. In de boekhouding heeft dat grote consequenties en aan het eind van het jaar moet het wel sluitend zijn,” rekent Stroobach voor. Door de mogelijkheid om te kunnen sturen op uren, middels digitaal tijdschrijven, kan PRIMO nh ingrijpen op projecten die te veel uit de pas dreigen te lopen. “Door het blokkeren van bepaalde codes in het urensysteem, kunnen medewerkers geen uren meer boekenop zulke projecten. De projectleiders worden aangesproken en het MT wordt ingeseind. Op die manier weten we precies de status quo per project. Met name van belang omdat veel offertes ‘fixed price’ zijn. Welzijnsinstellingen zijn daar heel scherp op.” Waar strak op uren wordt gestuurd, is het in beginsel van belang dat de bron klopt. Met andere woorden: medewerkers dienen netjes hun uren te boeken. Een hele uitdaging voor sommige medewerkers vertelt Stroobach: “Het wordt al snel een sluitpost aan het eind van een drukke dag of week. Om het onze mensen zo makkelijk mogelijk te maken hun uren nauwkeurig te boeken, hebben we de mogelijkheid om op afstand uren te boeken. Dat kan via internet op de PC of via PDA.”

Dienstverleners specifiek

Projecten zijn de bouwstenen van een dienstverlener. Ook bij PRIMO nh speelt dat mee in de automatisering. “Projectleiders willen graag doelen van projecten op de projectkaart hebben. Dat is lastig omdat doelen veelal inhoudelijk zijn. Toch lukt het ons grotendeels om ook dit selectiecriterium mee te nemen in onze projectadministratie,” aldus Stroobach. Daarnaast bleek de subsidieomgeving uniek in bepaalde inkomende en uitgaande posten. “Een voorbeeld waar veel financiële én technische mensen niet blij mee zijn, bestaat uit onze gesubsidieerde projecten waarbij ook een inkomende commerciële geldstroom plaats vindt. Cursussen die met hulp van subsidie worden georganiseerd, maar waar deelnemers ook een kleine eigen bijdrage voor betalen. Die inkomsten moeten worden geboekt ten bate van hetzelfde project. Daardoor valt uiteindelijk de subsidieaanvraag lager uit,” licht Stroobach toe. “Essentieel om dit overzichtelijk te kunnen boeken en terug te zien op onze rapportages. Zowel voor PRIMO nh intern als voor de subsidieverlenende partij. De projectenmodule van UNIT4 Consist voorziet in die behoefte.”

Persoonlijke aandacht

Een bedrijf in beweging; een cultuuromslag binnen de muren van het voormalige ziekenhuis en een onzekere markt waarin subsidies verdwijnen of veranderen daar buiten. Door meer marktwerking en aanbestedingen en minder subsidiemogelijkheden moet PRIMO nh veranderen en doet dat ook. De adviesorganisatie kan daarin rekenen op persoonlijke aandacht van UNIT4 Consist in de persoon van een consultant die minimaal een maal per jaar de ICT-systemen aanpast op de huidige situatie. Zo blijft de strakke sturing ook bij nieuwe veranderingen gewaarborgd.