Iedere maand was het weer prijs: onverklaarbare fouten in de salarisverwerking. Dit tot wanhoop van Henriëtte van Beek, senior medewerker personeel en organisatie bij PTC+, en tot ergernis van de medewerkers. Een oplossing leek binnen het gebruikte systeem niet voorhanden. Voor de salarisadministratie was PTC+ aangewezen op het systeem van het ministerie van Onderwijs. ‘Dat systeem was vooral geschikt voor onderwijsinstellingen en niet voor een praktijktrainingscentrum. In feite was het systeem leidend en niet de klant,’ zegt Van Beek.

Eigen benen

Sinds PTC+ op eigen benen staat moet er veel klant- en marktgerichter worden gedacht. Sinds augustus van dit jaar valt het centrum niet langer onder de Wet educatie en beroepsonderwijs, en dus kon naar een ander systeem worden gezocht. Inmiddels zijn softwareleveranciers aangeschreven, waarvan er drie een presentatie mochten houden. ‘UNIT4 Consist was de eerste in het rijtje. Na hun presentatie hebben we tegen elkaar gezegd dat de andere bedrijven wel van heel goeden huize moesten komen om dat te overtreffen.’ Amper vier maanden later rolden bij PTC+ de eerste salarisstroken via EMIS van de printer. ‘Tot nu toe hebben we nog geen foutmeldingen binnengekregen. De betrouwbaarheid is toegenomen en dat positieve geluid horen we ook terug van onze werknemers.’

Slangen

PTC+ is in veel opzichten een bijzonder trainingscentrum. De hoofdvestiging staat in de bossen rond Barneveld, daarnaast zijn er nog vier vestigingen in Oenkerk, Dronten, Ede en Horst. De praktijk wordt zo levensecht mogelijk benaderd. In de stallen van PTC+ staan diverse landbouwdieren en paarden. Verder heeft het centrum volières, een honden- en kattenkennel en een groot aantal exotische dieren als slangen, vogelspinnen en leguanen. Met al deze dieren worden zo’n tweehonderd opleidingen gegeven. De trainingen zijn voornamelijk bedoeld voor bedrijven en onderwijsinstellingen, maar ook de consument kan bij PTC+ terecht voor bijvoorbeeld een cursus paardenmassage of een fobiecursus. ‘Nu we zelfstandig zijn, dienen we er voor te zorgen dat de bedrijven waarvoor wij tot nu toe de trainingen verzorgden bij ons willen blijven komen,’ zegt Ronald Miltenburg, manager personeel en organisatie. ‘Onder de Wet educatie en beroepsonderwijs was veertig procent van onze omzet verzekerd. Nu valt dat deel weg en dat moeten we zelf binnen zien te halen.’ Voor PTC+ betekent dat een andere manier van werken. ‘De ontwikkeling van onze trainers heeft de hoogste prioriteit, en dat betekent een cultuuromslag. Onze trainers zijn allemaal vakidioten die ooit van hun hobby hun werk hebben gemaakt. Ze weten bijvoorbeeld veel van kippen en hebben dat altijd op hun eigen manier overgebracht. Nu moeten ze een professionaliseringsslag maken. Daarnaast is het mogelijk om beoordelingen en competenties in het systeem vast te leggen. Ook alle gegevens over de gevolgde opleidingen worden bijgehouden en dat is een goed hulpmiddel bij het volgen van de ontwikkeling van de trainers.´Het HR-systeem EMIS van UNIT4 Consist helpt PTC+ bij deze vernieuwing. ‘We hebben voor UNIT4 Consist gekozen wegens de betrouwbaarheid en de vele mogelijkheden,’ aldus Miltenburg. ‘Na de verzelfstandiging worden via EMIS de verzuimgegevens en de nieuwe arbeidsvoorwaarden van alle 250 medewerkers ingevoerd.’

De beste praktijkschool van Nederland

Voor het ontwikkeltraject voor het personeel biedt EMIS veel handvatten, maar volgens Van Beek en Miltenburg is het systeem op sommige punten wat omslachtig. ‘Een nadeel is dat het bewerkelijk is om een dossier helemaal te vullen.’ Op dit moment is de afdeling personeel en organisatie nog druk bezig om alle dossiers compleet te krijgen. De implementatie van EMIS is soepel verlopen. ‘UNIT4 Consist komt snel met oplossingen. Als je belt word je direct geholpen,’ vertelt Miltenburg. Andersom wordt de inzet van de medewerkers van PTC+ bij UNIT4 Consist gewaardeerd. ‘Er was grote belangstelling voor het nieuwe systeem, de mensen dachten mee en mede hierdoor was bijna alles op tijd klaar,’ zegt Robin Val, accountmanager bij UNIT4 Consist. Nu EMIS draait, zien Van Beek en Miltenburg steeds meer nieuwe mogelijkheden. ‘Een van de overwegingen om voor EMIS te kiezen is het feit dat het een webenabled systeem is. Ook is het mogelijk om op termijn gebruik te maken van de eHRMoplossing. Met deze online serviceportaal voor HR-managers en medewerkers zijn alle gegevens binnen handbereik en kunnen we bijvoorbeeld ontwikkeltrajecten voor onze medewerkers op de voet volgen en er zo voor zorgen dat wij de beste praktijkschool van Nederland blijven.’