Hoe efficiënt is uw financieel management?

Dit onderzoek geeft inzicht in de efficiëntie van het financieel management bij ruim 400 (middel)grote Nederlandse bedrijven. Rond het thema ´hoe efficiënt is uw financieel management?´ zijn geen recente onderzoeksrapporten  beschikbaar, of geeft het beschikbare materiaal onvoldoende inzicht. Daarom voerde UNIT4 Consist zelf een aanvullend onderzoek uit. Alle respondenten ontvingen hun persoonlijke benchmark. In dit verslag leest u de resultaten van het onderzoek naar de efficiëntie van het financieel management bij Nederlandse Zakelijke dienstverleners.

Bedrijfsomvang respondenten

UNIT4 Consist benaderde middelgrote en grote ondernemingen om deel te nemen aan een benchmark gericht op financieel managers bij Nederlandse zakelijke dienstverleners. In totaal retourneerden 400 respondenten de vragenlijst. De grootste groep respondenten, 31,8%, vertegenwoordigt organisaties met 100 tot 500 medewerkers in dienst. 

Functie van respondenten, management/directie  

Van de respondenten heeft 81,9% een management of directiefunctie. Overige respondenten hebben over het algemeen de functie van controller, beleidsmedewerker of bekleden een coördinerende functie binnen de organisatie. De benchmark is verstuurd naar bedrijven actief in verschillende branches waaronder: financiële dienstverlening, schoonmaak- en beveiligingdiensten, automatisering, architectuurdiensten, onderzoeksinstellingen, management consultancy bedrijven, uitzendorganisaties, certificeringsinstellingen, marketing/reclamediensten, etc. 

Eenvoud en integratie van financiële administratie systemen

De grootste groep bedrijven gebruikt losse systemen voor verschillende aspecten van de financiële administratie en rapportage. Ondanks de vele mogelijkheden heeft in totaal maar  24,4% van de bedrijven zijn systemen volledig met elkaar gekoppeld of geïntegreerd. Van deze groep geeft 16,7% aan dat ze systemen hebben zonder functionele beperkingen 7,7% van de bedrijven heeft aangegeven functionele beperkingen te ervaren in hun volledig geïntegreerde systeem.

Een geïntegreerd software systeem voor financieel management biedt de eenvoud van het eenmalig invoeren van gegevens zoals uren, NAW gegevens, rekeningnummers, persoonsgegevens etc. voor de financiële en salarisadministratie. Het gebruik ervan is nog geen algemeen goed. Meer dan de helft van de bedrijven, 54%, heeft nog geen systeem dat het eenmalig invoeren van gegevens mogelijk maakt. Waardoor het proces onoverzichtelijker en tijdrovender is. Om de financiële administratie en rapportage rond te krijgen zijn organisaties nog in veel gevallen afhankelijk van het gebruik van Microsoft Excel. 

Urenregistratie, handmatig en niet alle uren worden geschreven 

Bij het overgrote deel van de organisaties, namelijk 70%, worden uren dagelijks of wekelijks geschreven. Slechts bij 23,2% van de respondenten is het boeken van gewerkte uren een geheel geautomatiseerd proces. Een derde van de respondenten geeft aan dat het proces deels geautomatiseerd verloopt, en nog eens een derde van de organisaties boekt gewerkte uren nog handmatig. De verloning van gewerkte uren is bij bijna alle bedrijven een maandelijks proces.

Ook het boeken van gewerkte uren naar specifieke projecten is voor bedrijven waar dit regelmatig aan de orde komt vaak nog geen geautomatiseerd proces. Van de respondenten geeft een derde aan dat het schrijven van uren op een specifiek project een volledig handmatig proces is, 34,8% heeft dit proces deels geautomatiseerd.
Een kwart van de respondenten geeft aan dat meer dan 10% van de gewerkte uren binnen hun bedrijf niet wordt geschreven.  

Niet alle geschreven uren in organisaties worden op de juiste projecten geschreven. Slechts15% van de respondenten geeft aan dat binnen hun bedrijf 100% van de geschreven uren volledig bij het juiste project zijn geregistreerd. Bij ruim 55% van de bedrijven wordt 5% to 20% van de geregistreerd uren volledig op het juiste project geschreven. Bijna een kwart van de respondenten geeft aan dat meer dan 20% van de geschreven uren op een foutief project is geregistreerd.

Bij ruim de helft van de bedrijven kost het verbijzonderen van kosten aan projecten wekelijks 0-10 uur. Iets minder dan de helft van de respondenten geeft aan dat binnen hun organisatie wekelijks meer dan 20 uur wordt besteed aan het verbijzonderen van kosten aan projecten. En 9% geeft zelfs aan er meer dan 80 uur per week aan te besteden.

Bij 61,5% bedrijven is het gebruikelijk om te werken met inleenkrachten en/of freelancers voor facturabele opdrachten. Van dit percentage registreert 55,1% de uren handmatig, 23,1% deels geautomatiseerd, en 17% volledig geautomatiseerd.

Salarisstroken en declaraties, meestal via de post

De meeste bedrijven gebruiken de reguliere post wanneer het gaat om het versturen van salarisstroken. Dit is bij ruim 76,8% van de respondenten is dit het geval. Veruit de meeste bedrijven, maar liefst 72,4%, regelt het indienen van declaraties via de interne post. Zo’n 12,7 % heeft een digitaal portal waar declaraties kunnen worden ge-upload en verwerkt. En 10,5% van de respondenten doet de declaraties via e-mail. 

Toegankelijkheid financiële status van projecten en facturen die kwijt raken

Een goede toegankelijkheid en bruikbaarheid van de financiële administratie en rapportage met betrekking tot projecten bevordert de efficiëntie van het financieel management. Bij veel bedrijven, 43,3%, is het gebruikelijk bij te sturen wanneer een project uit de kosten en/of uren dreigt te lopen. Ruim 35 % van de respondenten geeft aan deze bijsturing graag te willen uitvoeren maar beschikt niet over tijdige of juiste informatie.

Ongeveer 70% van de respondenten geeft zelfs aan dat er een bepaald percentage van inkomende facturen kwijt raakt. Verder moet ruim de helft (56,6%) van de bedrijven, 2% tot 10% van de  facturen inzake gewerkte uren corrigeren.
Zo’n 12,6% raakt tussen de 2% en 10% van de inkomende facturen kwijt.

Bijna de helft van de geïnterviewde bedrijven bewaart inkomende facturen digitaal. Bij 45% van de bedrijven worden inkomende facturen automatisch herkend om de invoer te vereenvoudigen. De 71% van de bedrijven die digitale facturen opslaat, beschouwt dit als een inzichtelijke methode van archiveren. Maar liefst 61,5% van de organisaties maakt gebruik van de mogelijkheid om inkomende facturen automatisch te accorderen.